Verpflegungsmehraufwand für selbstständige Veranstaltungstechniker und Crew

Aufbau, Show, Abbau, Nachtschicht, Nightliner, Messewoche: Für jeden Einsatztag auswärts steht dir die Verpflegungspauschale zu, auch wenn der Auftraggeber Spesen zahlt und der Veranstalter das Catering stellt. Hier werden die Einsatzmuster der Branche in Tage und Euro umgerechnet.

Von Igor Lier, GigTax. Zuletzt geprüft am 10. September 2026.

Spesen, Auslöse, Tagessatz: was auf der Rechnung steht und was das Finanzamt daraus macht

In Jobbörsen heißt es Auslöse, auf der Rechnung Spesen oder Tagegeld, auf Tour per diem. Gemeint ist immer ein Ausgleich für die Verpflegung unterwegs, steuerlich sind es aber zwei verschiedene Dinge. Angestellte Techniker bekommen ihre Auslöse vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet (§3 Nr. 13 und 16 EStG). Wer als Fachkraft für Veranstaltungstechnik, Ton-, Licht- oder Videotechniker, Stagehand, Rigger, Bühnenbauer, Messebau-Monteur, Backliner, Tourmanager oder freier Eventmanager auf Rechnung arbeitet, hat keinen Arbeitgeber. Zahlt dir der Auftraggeber Spesen, Tagegeld oder Auslöse, ist das eine Betriebseinnahme wie das Honorar selbst, umsatzsteuerlich in der Regel eine Nebenleistung zur Hauptleistung mit deren Steuersatz.

Die Steuerseite läuft getrennt davon. Für jeden Einsatztag außerhalb von Wohnung und Betriebsstätte setzt du den Verpflegungsmehraufwand als Betriebsausgabe an (§4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG in Verbindung mit §9 Abs. 4a EStG), ohne einen einzigen Essensbeleg. Die Spesen erhöhen deine Einnahmen, die Pauschale mindert deinen Gewinn. Das ist keine Doppelabrechnung, denn die Spesen werden versteuert, und ob der Auftraggeber Spesen zahlt, ändert an der Höhe der Pauschale nichts. Tatsächliche Essenskosten darfst du statt der Pauschale nicht absetzen.

Auf der Rechnung hat sich in der Branche eine feste Ordnung eingespielt: Tagessatz je Einsatztag, Reisetage gesondert und je nach Vertragsbedingungen oft niedriger als ein Einsatztag, Spesen als Pauschale oder gegen Beleg, Übernachtung extra. Was du dem Auftraggeber berechnest, ist Verhandlungssache. Was du am Jahresende absetzt, steht im Gesetz. Die Begriffe Auslöse, Tagegeld und Per Diem erklärt /ausloese-berechnen im Vergleich.

Aufbau, Show, Abbau, Nachtschicht: so werden Einsätze zu Tagen

Die Pauschale zählt Kalendertage, nicht Shows und nicht Rechnungen. Bezugspunkt ist die Abwesenheit von deiner Wohnung und deiner Betriebsstätte. Das Arbeitszimmer in der eigenen Wohnung ist keine Betriebsstätte, für die meisten in der Crew zählt also allein die Abwesenheit von zu Hause. Die Beträge im Inland gelten seit 2020 unverändert, also auch für 2024, 2025 und 2026.

• Eintägiger Einsatz mit Heimfahrt: 14 €, wenn du mehr als 8 Stunden weg bist. Mehrere Einsätze am selben Tag werden zusammengerechnet.
• Mehrtägiger Einsatz mit Übernachtung: Anreisetag und Abreisetag je 14 €, ohne Mindestabwesenheit. Ein Aufbautag mit Heimfahrt am selben Abend ist kein Anreisetag, sondern ein eintägiger Einsatz.
• Aufbau-, Show- und Abbautage dazwischen: 28 €, wenn du den ganzen Kalendertag von 0 bis 24 Uhr weg bist.
• Nachtschicht über Mitternacht ohne Übernachtung: Die Stunden beider Kalendertage werden zusammengerechnet, die 14 € gibt es einmal, für den Tag mit dem größeren Anteil. 28 € gibt es nur bei 24 Stunden Abwesenheit.
• Nightliner, Schlafen im Bus oder im Truck: zählt als Übernachtung. Ob sie etwas kostet, ist egal.
• Freier Tag vor Ort, etwa ein Off-Day auf Tour: in der Regel 28 €, solange die auswärtige Tätigkeit andauert. Fährst du nach Hause, gibt es nichts.
• Ausland: der Satz des Landes, das du vor Mitternacht zuletzt erreicht hast. An- und Abreisetag der kleine Satz, volle Tage der große, zum Beispiel Österreich 50 € und 33 €, Paris 58 € und 39 €.

Festivalwoche: Aufbau, drei Showtage, Abbau

Anreise Mittwoch mit Aufbaubeginn am selben Tag: 14 €. Donnerstag Aufbau, Freitag bis Sonntag Show, Montag Abbau: fünf volle Tage, 5 × 28 € = 140 €. Dienstag Heimfahrt: 14 €. Zusammen 168 € für eine Woche, in der du ohnehin auf dem Gelände warst.

Abbau bis 3 Uhr nachts, dann nach Hause

Abfahrt zu Hause um 8 Uhr, Aufbau, Show, Abbau bis 3 Uhr, zurück um halb fünf. Das sind über 20 Stunden Abwesenheit, verteilt auf zwei Kalendertage. Es gibt einmal 14 €, für den ersten Tag, auf den mit 16 Stunden der größere Teil entfällt. 28 € gibt es nicht, weil kein Kalendertag 24 Stunden erreicht. Ein Nickerchen im Auto vor der Heimfahrt ist keine Übernachtung.

Letzte Nacht durchgearbeitet am Ende der Festivalwoche

Endet die Festivalwoche mit Abbau bis 3 Uhr und direkter Heimfahrt, bleibt der Montag ein voller Tag mit 28 €. Der Dienstag ist nach dem Gesetzeswortlaut Abreisetag mit 14 €, weil du am vorhergehenden Tag auswärts übernachtet hast. Ein amtliches Beispiel für diesen Fall gibt es nicht, es ist eine Auslegung, im Zweifel fragst du den Steuerberater.

Nightliner-Tour, Messewoche, Konferenztag: Beispiele mit Zahlen

Die Einsatzmuster in der Veranstaltungstechnik unterscheiden sich stark: Die Tourcrew ist drei Wochen am Stück weg, der Messebauer hat zwei kurze Blöcke in derselben Stadt, die Konferenztechnikerin fährt morgens hin und abends zurück. Die Regeln sind dieselben, die Beträge nicht.

Drei Wochen Nightliner-Tour mit Off-Days

Anreise am ersten Tag: 14 €. Neunzehn Tage dazwischen, Shows und Off-Days, geschlafen im Bus: 19 × 28 € = 532 €. Abreise am letzten Tag: 14 €. Zusammen 560 €. Die Off-Days zählen in der Regel mit, weil die Tour weiterläuft und du nicht zu Hause bist. Liegen zwei der vollen Tage in Österreich und einer in Paris, rechnest du dort 50 € beziehungsweise 58 € statt 28 €, zusammen dann 634 €. Maßgeblich ist der Ort, den der Bus vor Mitternacht zuletzt erreicht hat. Zahlt das Tourmanagement per diems aus, sind das Betriebseinnahmen, die Pauschale bleibt.

Messewoche als Messebau-Monteur: Aufbau und Abbau getrennt

Aufbau: Anreise Samstag 14 €, Sonntag bis Dienstag drei volle Tage 84 €, Abreise Mittwoch 14 €, macht 112 €. Abbau: Samstag von 6 bis 22 Uhr mit Heimfahrt, 16 Stunden weg, 14 €. Zusammen 126 € für eine Messe. Ob dich ein Messebauer als Subunternehmer, der Aussteller oder ein Verleiher beauftragt, spielt für die Pauschale keine Rolle. Sie hängt an deinen Tagen, nicht am Auftraggeber.

Ein Konferenztag mit Heimfahrt

Abfahrt 6 Uhr, Get-in, Tagung, Get-out, zurück um 21 Uhr: 15 Stunden weg, 14 €. Vormittags 4 Stunden bei einem Kunden in der Nachbarstadt und nachmittags 5 Stunden Get-in woanders ergibt zusammengerechnet 9 Stunden und ebenfalls 14 €. Bei 40 solchen Tagen im Jahr sind das 560 €.

Crew-Catering, Hotelfrühstück, Schlafen im Bus: was von der Pauschale bleibt

Die bekannte Kürzungsregel steht in §9 Abs. 4a Satz 8 EStG: Für ein gestelltes Frühstück werden 20 % des vollen Tagessatzes abgezogen (im Inland 5,60 €), für ein Mittag- oder Abendessen je 40 % (11,20 €), immer vom vollen Satz, auch an An- und Abreisetagen, höchstens bis auf 0 €. Diese Regel ist für Mahlzeiten geschrieben, die der Arbeitgeber stellt oder veranlasst. Für Selbstständige sagt das BMF-Schreiben vom 23.12.2014 (Rz 12) ausdrücklich: Werden Mahlzeiten von dritter Seite unentgeltlich oder verbilligt gestellt, wird die Pauschale nicht gekürzt. Crew-Catering vom Veranstalter, das Essen vom Produktionsbüro oder das Buffet des Ausstellers sind solche Mahlzeiten von dritter Seite.

Viele Ratgeber übertragen die Arbeitnehmerregel ungeprüft auf Selbstständige, und es geht um viel Geld, siehe Kasten. Wer den vorsichtigen Weg gehen will, trägt gestellte Mahlzeiten in GigTax je Tag ein, die App zieht dann 5,60 € oder 11,20 € ab. Ein Hotelfrühstück, das du selbst bezahlst, kürzt die Pauschale laut demselben BMF-Schreiben (Rz 11) ebenfalls nicht; der Frühstücksanteil der Hotelrechnung ist dann allerdings nicht als Übernachtungskosten abziehbar.

Für die Übernachtung selbst setzt du als Selbstständiger nur die tatsächlichen Kosten gegen Beleg ab. Die 20 € pro Nacht ohne Beleg gibt es nur bei der Erstattung durch einen Arbeitgeber. Schläfst du im Nightliner, entstehen keine Übernachtungskosten, die Verpflegungspauschale läuft trotzdem weiter. Das Gesetz kennt für Übernachtungen im Kraftfahrzeug zusätzlich eine Pauschale von 9 € je Kalendertag (§9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5b EStG); ob sie bei Selbstständigen im Bus des Veranstalters greift, ist nicht eindeutig geregelt. GigTax rechnet keine Übernachtungspauschalen, auch diese nicht, das gehört zum Steuerberater. Welche der vier Reisekostenposten GigTax übernimmt, steht auf /reisekosten-app.

Dreimonatsfrist bei Messe, Festinstallation und Stammkunde

Auf Tour ist die Dreimonatsfrist kein Thema, der Ort wechselt jeden Tag. Sie wird wichtig, wenn du länger an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte bist: Festinstallation in einem Theater, Sommerresidenz eines Musicals, Spielzeit in einem Club, mehrere Messen hintereinander auf demselben Gelände. Bist du dort länger als drei Monate tätig, entfällt die Pauschale ab dem vierten Monat (§9 Abs. 4a Satz 6 und 7 EStG). Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen setzt die Frist zurück, der Grund ist egal: Urlaub, Krankheit, ein anderer Auftrag.

Drei Dinge werden oft falsch verstanden. Erstens läuft die Frist nach Verwaltungsauffassung erst an, wenn du an mindestens drei Tagen pro Woche an diesem Ort bist; bei höchstens zwei Tagen pro Woche läuft sie nicht an (BMF-Schreiben vom 25.11.2020, Rz 55). Zweitens unterbrechen Wochenend-Heimfahrten, einzelne Tage zu Hause oder kurze Einsätze anderswo die Frist nicht; der BFH hat das für einen selbstständigen Berater beim Kunden entschieden (Urteil vom 28.2.2013, III R 94/10), auch bei immer wieder kurzfristig verlängerten Aufträgen. Drittens hängt die Frist am Ort, nicht am Auftraggeber. Ob ein Messegelände bei wechselnden Auftraggebern eine oder mehrere Tätigkeitsstätten ist, ist nicht ausdrücklich entschieden; solche Grenzfälle gehören zum Steuerberater.

Ein Sonderfall ist der Stammkunde: Fährst du dauerhaft, also unbefristet, für die gesamte Dauer deiner Tätigkeit oder voraussichtlich länger als 48 Monate, in dieselbe Halle oder dasselbe Lager eines Auftraggebers, kann dieser Ort deine erste Betriebsstätte werden. Dann gibt es dort keine Pauschale, und die Fahrten dorthin zählen nur mit der Entfernungspauschale.

Fünf Monate Festinstallation, Montag bis Mittwoch

Jede Woche Anreise Montag 14 €, Dienstag 28 €, Abreise Mittwoch 14 €, also 56 € pro Woche. Mit drei Tagen pro Woche läuft die Frist an: In den ersten drei Monaten, rund 13 Wochen, kommen 728 € zusammen, ab dem vierten Monat nichts mehr. Eine Sommerpause von mindestens vier Wochen startet die Frist neu.

Zwei Tage pro Woche im selben Club, das ganze Jahr

An zwei Tagen pro Woche läuft die Frist nicht an. Jeder Einsatztag mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit bringt 14 €, bei Übernachtung 14 € für die Anreise und 14 € für die Abreise, ohne Ende im vierten Monat.

Nachweise: Rechnung, Crew-Sheet, Tourplan, Kalender

Essensbelege brauchst du nicht, und eine besondere Aufzeichnungspflicht wie bei Bewirtung oder Geschenken gibt es für den Verpflegungsmehraufwand nicht (§4 Abs. 7 EStG nennt ihn nicht). Du musst aber nachweisen oder glaubhaft machen, wann du wo betrieblich unterwegs warst und wie lange (§90 AO). Ohne feststellbare Abwesenheitszeiten kann die Höhe der Pauschale nicht beurteilt werden, so der BFH (Urteil vom 8.10.2014, VI R 95/13).

Rechnungen in der Veranstaltungstechnik sind dafür oft zu knapp: Sammelrechnung für zehn Einsätze, Position Technik Festival 6 Tage ohne Datum, Tagessätze ohne Ort. Dann brauchst du andere Unterlagen, aus denen Tag, Ort und Dauer hervorgehen: Auftrag oder Vertrag, Crew-Sheet, Tourplan, Dienstplan, Hotelrechnung, Tickets, Kalendereinträge. Eine bestimmte Form ist nicht vorgeschrieben. Bewahre sie auf, die Tabelle aus GigTax ersetzt diese Unterlagen nicht, sie ordnet sie. In der Steuererklärung landet die Summe als Betriebsausgabe in der Anlage EÜR unter Verpflegungsmehraufwendungen.

Wie GigTax aus Rechnungen und Tourplan die Tage rechnet

GigTax ist eine Web-App und liest die Unterlagen aus, die du ohnehin hast: Rechnungen als PDF (Einsatzort und Datum werden erkannt, dein Honorar wird nicht gespeichert), den Kalender als ICS-Datei, ein Foto oder einen Screenshot vom Tourplan, Crew-Sheet oder Dienstplan, oder einen Freitext wie „3. bis 9.7. Aufbau und Festival Hamburg, 12.7. Konferenz Köln“. Alle Wege lassen sich mischen, eine Sammelrechnung ohne Datum ergänzt du mit dem Tourplan.

• Jeder Kalendertag steht einzeln in der Tabelle: Anreise, voller Tag, Abreise, mit Satz und Grund.
• Off-Days auf Tour und Zwischentage bei der Messe werden erkannt; ist unklar, ob du geblieben bist, fragt GigTax nach statt zu raten.
• Auslandssätze und Städtesätze für den Tourabschnitt in Österreich oder Paris, Jahreswechsel bei Rechnungen aus dem Januar für Einsätze im Dezember, Dreimonatsfrist bei Festinstallation und Messe-Serie.
• Kürzungen für gestellte Mahlzeiten nur, wenn du sie einträgst.
• Stornorechnung zum abgesagten Festival oder Korrekturrechnung zum selben Einsatz: Der Tag wird nicht doppelt gezählt.
• Export als Excel, PDF-Übersicht und Buchhaltungs-PDF für den Steuerberater. 29,99 € pro Steuerjahr, einmalig, fällig erst beim Export.
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