Reisekosten-App für Selbstständige: der Posten, den fast alle liegen lassen
Der größte Reisekostenposten ohne Beleg, automatisch aus deinen Rechnungen berechnet: die Verpflegungspauschale für jeden Tag unterwegs. Fertige Tabelle für Steuererklärung und Steuerberater.
Reisekosten für Selbstständige: was dir zusteht
- Für jeden Tag beruflich unterwegs: 14 € ab acht Stunden, 28 € für volle Tage, im Ausland mehr. Ohne Essensbeleg, allein aufgrund der Tage.
- GigTax liest Rechnungen, Kalender oder Tourplan aus, erkennt An- und Abreisetage, freie Tage vor Ort, Auslandssätze und Kürzungen.
- Am Ende: Excel, PDF und Buchhaltungs-PDF, die der Steuerberater direkt übernimmt.
Woraus Reisekosten bestehen
Reisekosten bei beruflicher Auswärtstätigkeit setzen sich aus vier Posten zusammen. Drei davon hast du mit Beleg ohnehin in der Buchhaltung. Der vierte ist eine Pauschale ohne Beleg, und genau den rechnet GigTax.
| Posten | Nachweis | Wo er landet |
|---|---|---|
| Verpflegungsmehraufwand | Pauschale, kein Beleg | GigTax, vollständig und Tag für Tag |
| Übernachtungskosten | nur mit Beleg | GigTax listet sie aus deinen Rechnungen auf |
| Fahrtkosten (Bahn, Auto, Flug) | Beleg oder Kilometer | in deiner Buchhaltung, wie bisher |
| Reisenebenkosten (Parken, Gepäck) | Beleg | in deiner Buchhaltung, wie bisher |
Reisekostenabrechnung-App oder Steuererklärung?
Angestellte reichen eine Reisekostenabrechnung beim Arbeitgeber ein und bekommen Geld zurück. Selbstständige erstatten sich nichts, sie setzen die Kosten als Betriebsausgabe an und zahlen weniger Steuern. Der Verpflegungsmehraufwand gehört dabei in die Einnahmenüberschussrechnung, in der Regel als eigene Position. GigTax liefert dafür die Zahl und die Tabelle, die sie belegt.
Reisekosten erfassen aus dem, was du sowieso hast
- Rechnungen und Gagenabrechnungen als PDF, einzeln oder als Sammelmappe.
- Kalender-Export (ICS) aus Google, Apple oder Outlook.
- Foto oder Screenshot vom Tourplan.
- Freitext oder einzelne Termine von Hand.
Aus jedem Termin werden Tage: Anreise, Einsatz, Abreise, dazu freie Tage vor Ort, wenn du zwischen zwei Terminen geblieben bist. Jeder Tag steht einzeln in der Tabelle, mit dem Grund, warum er zählt.
Export in dem Format, das dein Steuerberater will
Excel
Eine Zeile pro Tag, Monatssummen, Gesamtsumme, Rechnungsnummer als Bezug. Auf Wunsch ein Zusatzblatt mit den Übernachtungen.
PDF-Übersicht
Dieselbe Tabelle als Dokument für die Ablage oder den Anhang zur Steuererklärung.
Buchhaltungs-PDF (DIN A4)
Ein Beleg je Steuerjahr, getrennt nach Inland und Ausland, gedacht für Lexware, sevDesk und DATEV.
Häufige Fragen
Ersetzt GigTax eine komplette Reisekostenabrechnung?
Nein. GigTax berechnet den Verpflegungsmehraufwand vollständig und stellt Übernachtungen mit Beleg als eigene Aufstellung zusammen. Fahrtkosten und Reisenebenkosten trägst du weiterhin in deiner Buchhaltung ein, dafür brauchst du keine App.
Warum gibt es eine eigene App nur für den Verpflegungsmehraufwand?
Weil er der einzige Reisekostenposten ist, der ohne Beleg zusteht und trotzdem fast immer liegen bleibt. Fahrtkosten kennt jeder, die Pauschale für 40 Konzerttage rechnet niemand Tag für Tag von Hand.
Kann ich die Reisekosten-Tabelle an meinen Steuerberater geben?
Ja. GigTax exportiert Excel, eine PDF-Übersicht und ein Buchhaltungs-PDF im DIN-A4-Format, das sich in Lexware, sevDesk oder DATEV ablegen lässt. Jede Zeile trägt Datum, Ort, Tagesart, Satz und den zugehörigen Beleg.
Wie werden Übernachtungskosten behandelt?
Übernachtungskosten sind nur in tatsächlicher Höhe und gegen Beleg abziehbar, eine Pauschale gibt es für Selbstständige nicht. GigTax listet Hotelkosten aus deinen Rechnungen auf und weist geschätzte Beträge ohne Beleg ausdrücklich als nicht abziehbar aus.