Spesen-App für Selbstständige und Freiberufler
Rechnungen rein, fertige Spesentabelle fürs Finanzamt raus. Keine Belege sammeln, kein Tag für Tag eintippen, kein Abo. In wenigen Minuten, aus den Unterlagen, die du sowieso hast.
Von Igor Lier, GigTax. Zuletzt geprüft am .
Spesen abrechnen in wenigen Minuten
- Für jeden Tag auswärts gibt es Geld vom Finanzamt: 14 € ab acht Stunden, 28 € für einen vollen Tag, im Ausland mehr. Ohne einen einzigen Kassenbon.
- GigTax liest deine Rechnungen, deinen Kalender oder ein Foto vom Tourplan aus und macht daraus die fertige Tabelle, Tag für Tag mit Begründung.
- Aus 40 Rechnungen werden so schnell 1.500 bis 2.000 € Spesen, die sonst liegen bleiben.
- Alles bleibt auf deinem Gerät. 29,99 € pro Steuerjahr, fällig erst beim Export.
Spesen erfassen: vier Wege, einer reicht
Die meisten Spesen-Apps wollen, dass du jeden Tag eintippst. GigTax dreht das um und liest deine Termine aus dem, was schon da ist.
- Rechnungen als PDF: Einsatzort und Datum werden erkannt, dein Honorar wird dabei nicht gespeichert.
- Kalender als ICS-Datei aus Google, Apple oder Outlook.
- Foto oder Screenshot vom Tourplan, vom Probenplan, von der Buchungsbestätigung.
- Freitext wie „14.2. Hamburg, 6.3. Bremen“ oder einzelne Termine von Hand.
Alle vier Wege lassen sich mischen. Was nicht eindeutig ist, wird nicht geraten: Dann fragt GigTax gezielt nach und zeigt dir den Original-Beleg dazu.
Spesenabrechnung-App oder Spesenabrechnung-Software: was für Selbstständige zählt
Software für Unternehmen bildet Freigabeprozesse ab. Als Selbstständiger brauchst du etwas anderes: eine saubere Berechnung nach §9 Abs. 4a EStG und eine Tabelle, die der Steuerberater ohne Rückfrage übernimmt. Deshalb ist GigTax bewusst schmal gebaut.
- Kein Konto, kein Passwort, kein Abo. Zugang per Link an deine E-Mail.
- Alles liegt lokal in deinem Browser, nichts auf unseren Servern.
- Ein Preis pro Steuerjahr, fällig erst beim Export.
- Export als Excel, PDF und Buchhaltungs-PDF für Lexware, sevDesk und DATEV.
Spesen abrechnen mit Prüfung: das Tool rechnet nicht nur, es fragt nach
Freie Tage zwischen zwei Terminen
Zwei Konzerte in derselben Stadt mit einem Tag dazwischen: Warst du vor Ort, zählt der Tag voll. Bist du heimgefahren, gibt es nichts. GigTax schätzt das aus Entfernung und Richtung, fragt im Zweifel nach und schreibt die Annahme in die Tabelle.
Stornorechnungen und Doppelungen
Eine Korrekturrechnung zum selben Auftritt würde den Tag doppelt zählen. GigTax erkennt das Muster und lässt dich entscheiden, welche Rechnung gilt.
Jahreswechsel und Ausland
Eine Rechnung vom Januar für einen Auftritt im Dezember gehört ins alte Jahr. Eine Reise nach Bern rechnet mit dem Städtesatz, nicht mit dem Schweiz-Satz. Beides prüft GigTax mit.
Für wen die Spesen-App gemacht ist
Für alle, die für die Arbeit unterwegs sind und ihre Tage nicht in einer Zeiterfassung stehen haben: Musiker, DJs, Tontechniker, Fotografen, Berater, Trainer, Handwerker auf Montage. Je mehr kurze Reisen im Jahr, desto größer der Betrag, der sonst liegen bleibt.
- Höhe der Pauschale: §9 Abs. 4a Satz 3 EStG. Dreimonatsfrist: Satz 6 und 7. Kürzung bei gestellten Mahlzeiten: Satz 8.
- Selbstständige: §4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG, verweist auf §9 Abs. 4a EStG. BMF-Schreiben vom 23.12.2014 (Reisekosten bei Gewinnermittlung), Rz 12: keine Kürzung bei Mahlzeiten von dritter Seite.
- Auslandspauschalen: BMF-Schreiben vom 2.12.2024 (Sätze 2025) und vom 5.12.2025 (Sätze 2026), Tabelle auf der Seite Verpflegungspauschale.
Häufige Fragen
Ist GigTax eine Spesenabrechnung-Software für Firmen?
Nein. GigTax ist für Selbstständige und Freiberufler, die ihre Verpflegungspauschale in der eigenen Steuererklärung ansetzen. Erstattungsprozesse zwischen Mitarbeitern und Arbeitgeber, Belegfreigaben oder Kreditkartenabgleich gibt es nicht.
Muss ich Spesenbelege sammeln und hochladen?
Nein. Die Verpflegungspauschale gibt es ohne Essensbelege. Hochladen musst du nur, woraus deine Termine hervorgehen: Rechnungen, Gagenabrechnungen, ein Kalender-Export oder ein Foto vom Tourplan.
Läuft die Spesen-App auf dem Handy?
Ja, GigTax ist eine Web-App und läuft in jedem Browser. Auf dem iPhone oder Android-Gerät kannst du sie auf den Startbildschirm legen, dann verhält sie sich wie eine installierte App. Deine Daten bleiben dabei auf dem Gerät.
Was kostet die Spesenabrechnung mit GigTax?
29,99 € pro Steuerjahr, einmalig, kein Abo. Du erfasst alles, lässt rechnen und siehst deine geprüften Termine, bezahlt wird erst, wenn du die fertige Tabelle mit allen Beträgen exportieren willst.
Werden meine Rechnungen irgendwo gespeichert?
Deine Belege werden nur für den Moment der Analyse übertragen und danach gelöscht. Alles Weitere liegt ausschließlich in deinem Browser. Dein Honorar wird nirgends angezeigt, nicht gespeichert und taucht in keinem Export auf.
Welches Tool eignet sich zur Spesenabrechnung für Selbstständige?
Ein passendes Tool sollte Termine aus vorhandenen Unterlagen auslesen statt jeden Tag einzeln zum Eintippen zu verlangen. GigTax macht das aus Rechnungen, Kalender-Exporten, Fotos vom Tourplan oder Freitext und berechnet daraus die Verpflegungspauschale nach §9 Abs. 4a EStG. Belege werden dabei nur für den Moment der Analyse übertragen und danach gelöscht, alles Weitere bleibt lokal im Browser.