Verpflegungsmehraufwand-Rechner: VMA berechnen für Selbstständige
Der kostenlose Spesen-Rechner für den Verpflegungsmehraufwand: Tage eintragen, Land wählen, fertig. Darunter stehen die Regeln, mit denen du die Verpflegungspauschale auch von Hand berechnest.
Von Igor Lier, GigTax. Zuletzt geprüft am .
So funktioniert die Verpflegungspauschale
Wer beruflich auswärts arbeitet, darf pro Tag einen festen Betrag als Verpflegungsmehraufwand ansetzen. Das Gesetz nennt ihn Verpflegungspauschale, im Alltag heißt er Spesen, Tagegeld oder Auslöse. Die Höhe hängt nur von der Abwesenheitsdauer und vom Land ab, nicht davon, was du tatsächlich gegessen hast.
- Mehr als 8 Stunden abwesend, ohne Übernachtung: 14 € (Inland, 2024 bis 2026).
- Volle 24 Stunden abwesend: 28 €.
- An- und Abreisetag bei einer mehrtägigen Reise: je 14 €, unabhängig von der Stundenzahl.
- Ausland: eigener Satz je Land, für einige Städte ein eigener Städtesatz.
- Mahlzeiten vom Arbeitgeber kürzen die Pauschale: Frühstück 20 %, Mittag- und Abendessen je 40 % des vollen Satzes (§9 Abs. 4a Satz 8 EStG). Bei Selbstständigen kürzen Mahlzeiten von dritter Seite nach Auffassung der Finanzverwaltung nicht (BMF-Schreiben vom 23.12.2014, Rz 12).
- Dreimonatsfrist: Nach drei Monaten an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte entfällt die Pauschale (§9 Abs. 4a Satz 6 und 7 EStG).
Verpflegungsmehraufwand, Verpflegungsmehraufwendungen, Verpflegungspauschale, Verpflegungspauschbetrag, Tagespauschale und Reisekostenpauschale bezeichnen dieselbe Pauschale aus §9 Abs. 4a EStG. Maßgeblich ist allein die Abwesenheitszeit von Wohnung und Betriebsstätte, bei Angestellten von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte.
Verpflegungsmehraufwand Rechner: drei Beispiele zum Nachrechnen
Ein Konzert in einer anderen Stadt, Rückfahrt in der Nacht
Anreise 14 Uhr, Konzert, Rückfahrt 2 Uhr nachts. Abwesenheit 12 Stunden, keine Übernachtung: 14 €.
Drei Tage Tour mit zwei Hotelnächten
Anreisetag 14 €, ein voller Tag 28 €, Abreisetag 14 €: zusammen 56 €. Zahlst du das Hotel mit Frühstück selbst, bleibt die Pauschale als Selbstständiger voll, der Frühstücksanteil der Hotelrechnung ist dann nicht abziehbar. Nach der Arbeitnehmerregel gingen zweimal 5,60 € ab (20 % von 28 €), es blieben 44,80 €.
Zwei Auftritte in Wien
Für Österreich gilt 2025 ein Vollsatz von 50 € und ein Teilsatz von 33 €, für Wien gibt es keinen eigenen Städtesatz. Anreise 33 €, ein voller Tag 50 €, Abreise 33 €: 116 €.
VMA-Abrechnung fürs Finanzamt: was die Tabelle enthalten muss
Das Finanzamt will nachvollziehen können, wie die Summe zustande kommt. Eine brauchbare VMA-Abrechnung listet pro Tag das Datum, den Ort, die Art des Tages (Anreise, voller Tag, Abreise), den Satz, eventuelle Kürzungen und den Beleg, aus dem der Termin stammt. Monatssummen und eine Gesamtsumme darunter. Genau so baut GigTax die Excel- und PDF-Tabelle auf, dazu ein Buchhaltungs-PDF im DIN-A4-Format für Lexware, sevDesk oder DATEV.
- Höhe der Pauschale: §9 Abs. 4a Satz 3 EStG. Dreimonatsfrist: Satz 6 und 7. Kürzung bei gestellten Mahlzeiten: Satz 8.
- Selbstständige: §4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG, verweist auf §9 Abs. 4a EStG. BMF-Schreiben vom 23.12.2014 (Reisekosten bei Gewinnermittlung), Rz 12: keine Kürzung bei Mahlzeiten von dritter Seite.
- Auslandspauschalen: BMF-Schreiben vom 2.12.2024 (Sätze 2025) und vom 5.12.2025 (Sätze 2026), Tabelle auf der Seite Verpflegungspauschale.
Häufige Fragen
Brauche ich Belege, um den Verpflegungsmehraufwand zu berechnen?
Nein. Die Verpflegungspauschale gibt es unabhängig davon, was du unterwegs fürs Essen ausgegeben hast. Nachweisen musst du nur, dass du beruflich auswärts warst, zum Beispiel über Rechnungen, Gagenabrechnungen oder einen Tourplan.
Gilt der Verpflegungsmehraufwand auch für Selbstständige?
Ja. Selbstständige und Freiberufler setzen die Pauschale als Betriebsausgabe an, nach §4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG in Verbindung mit §9 Abs. 4a EStG. Die Sätze sind dieselben wie für Angestellte.
Was ist die Dreimonatsfrist?
Arbeitest du länger als drei Monate an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte, entfällt die Pauschale ab dem vierten Monat. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen setzt die Frist zurück. Bei wechselnden Auftrittsorten spielt sie meist keine Rolle.
Wie berechne ich den Verpflegungsmehraufwand bei Reisen ins Ausland?
Für jedes Land gilt ein eigener Satz, den das Bundesfinanzministerium jedes Jahr festlegt. Maßgeblich ist der Ort, den du vor Mitternacht zuletzt erreicht hast. Für rund zwanzig Länder gibt es zusätzlich eigene Städtesätze, etwa für Paris oder Genf.
Was zieht das Finanzamt ab, wenn das Hotel Frühstück stellt?
Bei Arbeitnehmern wird die Tagespauschale um 20 Prozent des vollen Satzes gekürzt, bei Mittag- oder Abendessen um jeweils 40 Prozent, immer vom vollen Satz. Als Selbstständiger, der das Hotel selbst zahlt, behältst du die volle Pauschale, dafür ist der Frühstücksanteil der Hotelrechnung nicht als Betriebsausgabe abziehbar (BMF-Schreiben vom 23.12.2014, Rz 11). Mahlzeiten von dritter Seite, etwa Catering vom Veranstalter, kürzen bei Selbstständigen ebenfalls nicht (Rz 12).
Ist der Verpflegungsmehraufwand-Rechner kostenlos?
Ja, du kannst den Rechner oben kostenlos nutzen, um deine VMA zu berechnen, auch mehrfach für unterschiedliche Reisen. Bezahlt wird bei GigTax erst später, und zwar nur, wenn du dir daraus automatisch die fertige Tabelle erstellen lässt.
Wofür zahle ich die 29,99 Euro bei GigTax, wenn der Rechner kostenlos ist?
Die 29,99 Euro pro Steuerjahr, einmalig statt Abo, zahlst du für den automatischen Export: GigTax liest deine Rechnungen, deinen Kalender als ICS-Datei, ein Foto vom Tourplan oder einen Freitext aus und baut daraus die fertige Tabelle mit allen Tagen, Sätzen und Kürzungen. Fällig wird der Betrag erst beim Export der fertigen Tabelle, nicht schon bei der Nutzung des Rechners.