Verpflegungsmehraufwand-Rechner: VMA berechnen für Selbstständige
Tage eintragen, Land wählen, fertig. Darunter stehen die Regeln, mit denen du die Verpflegungspauschale auch von Hand berechnest.
So funktioniert die Verpflegungspauschale
Wer beruflich auswärts arbeitet, darf pro Tag einen festen Betrag als Verpflegungsmehraufwand ansetzen. Das Gesetz nennt ihn Verpflegungspauschale, im Alltag heißt er Spesen, Tagegeld oder Auslöse. Die Höhe hängt nur von der Abwesenheitsdauer und vom Land ab, nicht davon, was du tatsächlich gegessen hast.
- Mehr als 8 Stunden abwesend, ohne Übernachtung: 14 € (Inland, 2024 bis 2026).
- Volle 24 Stunden abwesend: 28 €.
- An- und Abreisetag bei einer mehrtägigen Reise: je 14 €, unabhängig von der Stundenzahl.
- Ausland: eigener Satz je Land, für einige Städte ein eigener Städtesatz.
- Gestellte Mahlzeiten kürzen die Pauschale: Frühstück 20 %, Mittag- und Abendessen je 40 % des vollen Satzes.
- Dreimonatsfrist: Nach drei Monaten an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte entfällt die Pauschale.
Verpflegungsmehraufwand berechnen: drei Beispiele
Ein Konzert in einer anderen Stadt, Rückfahrt in der Nacht
Anreise 14 Uhr, Konzert, Rückfahrt 2 Uhr nachts. Abwesenheit 12 Stunden, keine Übernachtung: 14 €.
Drei Tage Tour mit zwei Hotelnächten
Anreisetag 14 €, ein voller Tag 28 €, Abreisetag 14 €: zusammen 56 €. Stellt das Hotel an beiden Morgen Frühstück, gehen zweimal 5,60 € ab (20 % von 28 €), es bleiben 44,80 €.
Zwei Auftritte in Wien
Für Österreich gilt 2025 ein Vollsatz von 50 € und ein Teilsatz von 33 €, für Wien gibt es keinen eigenen Städtesatz. Anreise 33 €, ein voller Tag 50 €, Abreise 33 €: 116 €.
VMA-Abrechnung fürs Finanzamt: was die Tabelle enthalten muss
Das Finanzamt will nachvollziehen können, wie die Summe zustande kommt. Eine brauchbare VMA-Abrechnung listet pro Tag das Datum, den Ort, die Art des Tages (Anreise, voller Tag, Abreise), den Satz, eventuelle Kürzungen und den Beleg, aus dem der Termin stammt. Monatssummen und eine Gesamtsumme darunter. Genau so baut GigTax die Excel- und PDF-Tabelle auf, dazu ein Buchhaltungs-PDF im DIN-A4-Format für Lexware, sevDesk oder DATEV.
Häufige Fragen
Brauche ich Belege, um den Verpflegungsmehraufwand zu berechnen?
Nein. Die Verpflegungspauschale gibt es unabhängig davon, was du unterwegs fürs Essen ausgegeben hast. Nachweisen musst du nur, dass du beruflich auswärts warst, zum Beispiel über Rechnungen, Gagenabrechnungen oder einen Tourplan.
Gilt der Verpflegungsmehraufwand auch für Selbstständige?
Ja. Selbstständige und Freiberufler setzen die Pauschale als Betriebsausgabe an, nach §4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG in Verbindung mit §9 Abs. 4a EStG. Die Sätze sind dieselben wie für Angestellte.
Was ist die Dreimonatsfrist?
Arbeitest du länger als drei Monate an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte, entfällt die Pauschale ab dem vierten Monat. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen setzt die Frist zurück. Bei wechselnden Auftrittsorten spielt sie meist keine Rolle.
Wie berechne ich den Verpflegungsmehraufwand bei Reisen ins Ausland?
Für jedes Land gilt ein eigener Satz, den das Bundesfinanzministerium jedes Jahr festlegt. Maßgeblich ist der Ort, den du vor Mitternacht zuletzt erreicht hast. Für rund zwanzig Länder gibt es zusätzlich eigene Städtesätze, etwa für Paris, Wien oder Zürich.
Was zieht das Finanzamt ab, wenn das Hotel Frühstück stellt?
Bei einem gestellten Frühstück wird die Tagespauschale um 20 Prozent des vollen Satzes gekürzt, bei Mittag- oder Abendessen um jeweils 40 Prozent. Die Kürzung berechnet sich immer vom vollen Satz, auch an An- und Abreisetagen.