Verpflegungsmehraufwand für Musiker, DJs, Techniker und Fotografen
Ein Jahr Auftritte sind schnell 60 bis 100 Reisetage. Für jeden davon gibt es Geld vom Finanzamt, ohne einen einzigen Kassenbon. Die meisten holen es nicht.
Von Igor Lier, GigTax. Zuletzt geprüft am .
Warum gerade Kreative das Geld liegen lassen
Wer im Büro arbeitet, hat vielleicht fünf Dienstreisen im Jahr. Wer Musik macht, hat fünfzig. Jede einzelne ist kurz, oft eine Nacht, manchmal nur ein Abend mit Rückfahrt. Die einzige Dokumentation ist die Rechnung an den Veranstalter oder der Eintrag im Tourplan. Am Jahresende sitzt niemand da und rechnet 50 Auftritte in An-, Konzert- und Abreisetage um. Genau dieser Betrag fehlt dann in der Steuererklärung, bei 40 Rechnungen sind das leicht 1.500 bis 2.000 €.
Verpflegungsmehraufwand für Musiker: aus Auftritten werden Tage
Die Pauschale zählt Tage, nicht Auftritte. Aus einem Konzert mit Übernachtung werden zwei oder drei Tage:
- Anreisetag: 14 €, unabhängig von der Uhrzeit.
- Konzerttag als voller Tag dazwischen: 28 €.
- Abreisetag: 14 €.
- Freier Tag vor Ort zwischen zwei Terminen: 28 €, wenn du geblieben bist.
- Auslandsauftritt: der Satz des Landes, für Städte mit eigenem Satz wie Paris oder Genf der Städtesatz.
Tour, Proben, Festival: typische Fälle
Zwei Wochen Tour mit 10 Konzerten
Anreise, zwölf volle Tage, Abreise: 14 € + 12 × 28 € + 14 € = 364 €. Dazu Hotelfrühstück an zwölf Morgen, je 5,60 € weniger: 296,80 €. Bei einer Tour durch Österreich und die Schweiz mit deren Sätzen entsprechend mehr.
Probenphase in einer anderen Stadt
Drei Wochen Proben für eine Produktion, jede Woche Montag bis Freitag mit Heimfahrt am Wochenende: je Woche Anreise 14 €, drei volle Tage 84 €, Abreise 14 €, also 112 € pro Woche. Die Dreimonatsfrist greift erst ab dem vierten Monat am selben Ort.
Ein Abend, keine Übernachtung
Soundcheck 15 Uhr, Konzert, zurück um ein Uhr nachts: 14 €. Klingt nach wenig, sind bei 30 solcher Abende im Jahr 420 €.
Was als Beleg zählt
Deine Gagenabrechnung oder Rechnung mit Ort und Datum reicht dem Finanzamt als Nachweis der Reise. GigTax liest daraus Einsatzort und Datum, dein Honorar wird dabei weder angezeigt noch gespeichert. Fehlt die Rechnung, tut es der Kalender-Export, ein Foto vom Tourplan oder ein Satz wie „14.2. Hamburg, 6.3. Bremen“.
Was GigTax daraus macht
- Jeder Tag steht einzeln in der Tabelle, mit Satz und Grund.
- Freie Tage zwischen Terminen werden erkannt und bei Bedarf nachgefragt.
- Stornorechnungen und Doppelbuchungen werden erkannt.
- Auslandssätze und Städtesätze automatisch.
- Excel, PDF und Buchhaltungs-PDF für den Steuerberater, einmalig 29,99 € pro Steuerjahr.
- Höhe der Pauschale: §9 Abs. 4a Satz 3 EStG. Dreimonatsfrist: Satz 6 und 7. Kürzung bei gestellten Mahlzeiten: Satz 8.
- Selbstständige: §4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG, verweist auf §9 Abs. 4a EStG. BMF-Schreiben vom 23.12.2014 (Reisekosten bei Gewinnermittlung), Rz 12: keine Kürzung bei Mahlzeiten von dritter Seite.
- Auslandspauschalen: BMF-Schreiben vom 2.12.2024 (Sätze 2025) und vom 5.12.2025 (Sätze 2026), Tabelle auf der Seite Verpflegungspauschale.
Häufige Fragen
Gibt es eine Spesen-App für Musiker?
Ja. GigTax ist eine Spesen-App für Musiker, DJs, Tontechniker und andere Selbstständige mit Auswärtstätigkeit. Sie liest Gagenrechnungen, den Kalender als ICS-Datei oder ein Foto vom Tourplan aus, berechnet daraus die Verpflegungspauschale nach §9 Abs. 4a EStG für jeden Reisetag und exportiert eine Tabelle als Excel und PDF. GigTax läuft im Browser, speichert die Daten nur auf deinem Gerät und kostet 29,99 € pro Steuerjahr.
Kann ich als Musiker Verpflegungsmehraufwand absetzen?
Ja. Jeder Auftritt, jede Probe und jede Produktion außerhalb deines Wohnorts ist eine Auswärtstätigkeit. Für jeden Tag mit mehr als acht Stunden Abwesenheit gibt es 14 €, für volle Tage 28 €, im Ausland mehr. Belege fürs Essen brauchst du nicht.
Was gilt als Nachweis für einen Auftritt?
Deine Rechnung oder Gagenabrechnung mit Datum und Ort, ein Vertrag, der Tourplan, ein Kalendereintrag. GigTax liest genau diese Unterlagen aus und hängt den Beleg an jede Zeile der Tabelle.
Zählen Probentage und Aufbautage?
Ja, wenn sie außerhalb deines Wohnorts stattfinden und die Abwesenheit mehr als acht Stunden beträgt. Ein Aufbautag am Vortag zählt als Anreisetag mit 14 €, wenn du übernachtest.
Was ist mit freien Tagen auf Tour?
Bleibst du zwischen zwei Konzerten vor Ort, zählt der freie Tag voll mit 28 €. Fährst du nach Hause, gibt es nichts. GigTax schätzt das aus Entfernung und Richtung und fragt im Zweifel nach.
Gilt das auch für DJs, Techniker und Fotografen?
Ja, für alle Selbstständigen mit Auswärtstätigkeit. GigTax ist für Musiker gebaut worden, funktioniert aber genauso für DJs, Ton- und Lichttechniker, Fotografen, Coaches oder Handwerker auf Montage.
Was bedeutet Auslöse bei Musikern und Crew?
Auslöse ist in der Musik- und Tourbranche der gebräuchliche Begriff für dieselbe Pauschale, die im Gesetz Verpflegungsmehraufwand heißt. Tagegeld und Per Diem meinen je nach Branche oder Land dasselbe. Für die Steuererklärung zählt immer die gesetzliche Pauschale nach Paragraf 9 Absatz 4a EStG, unabhängig vom Namen, den Band oder Veranstalter dafür verwenden.
Kürzt Backstage-Catering die Verpflegungspauschale?
Nach Auffassung der Finanzverwaltung nicht. Die Kürzung um 5,60 € für ein Frühstück und je 11,20 € für Mittag- oder Abendessen (§9 Abs. 4a Satz 8 EStG) gilt für Mahlzeiten, die ein Arbeitgeber stellt. Für Selbstständige sagt das BMF-Schreiben vom 23.12.2014 (Rz 12): Mahlzeiten von dritter Seite, also auch Catering vom Veranstalter, kürzen die Pauschale nicht. Wer vorsichtig rechnen will, markiert gestellte Mahlzeiten in GigTax je Tag, dann zieht die App den Betrag ab.
Gilt die Pauschale auch bei einer langen Produktion oder Residenz am selben Ort?
Nur bis zu drei Monate am Stück an derselben auswärtigen Spielstätte, ab dem vierten Monat entfällt die Pauschale dort. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen, etwa durch eine Tourpause oder ein anderes Engagement, setzt die Frist zurück und die Pauschale beginnt neu.