Aus 14 Rechnungen wurden 826 € Verpflegungspauschale. GigTax rechnet das aus deinen eigenen Unterlagen aus.
Wer beruflich auswärts arbeitet, darf für jeden Tag unterwegs die Verpflegungspauschale ansetzen, ohne einen einzigen Kassenbon fürs Essen. Liegen bleibt das Geld trotzdem meistens, weil niemand Lust hat, ein ganzes Jahr an Rechnungen und Auftritten Tag für Tag zusammenzusuchen. Genau das übernimmt GigTax: Aus deinen eigenen Rechnungen und Terminen wird die fertige Tabelle, im Beispiel 826 € aus 14 Rechnungen.
Rein kommt, was du sowieso schon hast
Wirf deine Rechnungen als PDF hinein, einzeln oder als Sammelmappe. Kein Sortieren, kein Umbenennen, keine Vorlage.
Du hast nicht für jeden Auftritt eine Rechnung? Dann importiere deinen Kalender als ICS-Datei, fotografiere den Tourplan ab, tippe deine Termine als Fließtext ein oder trage sie einzeln von Hand nach. Alle vier Wege lassen sich mischen, einer reicht schon.
Aus einer Rechnung werden Tage, und jeder steht einzeln da
GigTax liest Einsatzort und Einsatzdatum heraus und macht daraus die einzelnen Tage: Anreise, Konzerttage, freie Tage vor Ort, Abreise. Du siehst jeden Tag mit Grund, und kannst alles ändern, bevor irgendetwas exportiert wird.
Aus einer einzigen Rechnung für eine mehrtägige Produktion werden hier vier Konzerttage. An- und Abreisetag schlägt GigTax vor. Ein Klick nimmt sie dazu oder wieder heraus, ein anderes Datum geht auch.
Willst du gestellte Mahlzeiten berücksichtigen? Markier sie beim jeweiligen Tag, dann kürzt GigTax nach der Regel aus § 9 Abs. 4a EStG, 20 % fürs Frühstück, je 40 % für Mittag- und Abendessen. Für Selbstständige ist das laut Finanzverwaltung bei Catering vom Veranstalter nicht vorgeschrieben, du entscheidest.
Mehr dazu: Verpflegungsmehraufwand berechnen, mit Rechner →
Was fehlt, wird gefragt. Was angenommen wird, steht dabei
Steht auf einer Rechnung nur „Auftritt Kulturverein" ohne Stadt, erfindet GigTax keinen Ort. Stattdessen kommt eine gezielte Rückfrage, mit einem Knopf, der dir den Original-Beleg dazu öffnet.
Genauso werden Stornorechnungen und versehentlich doppelt erfasste Tage erkannt und nicht mitgezählt, und Termine, die gar nicht ins gewählte Steuerjahr gehören, fallen auf, bevor sie in der Tabelle landen.
Am Ende hast du eine Datei, keine Webansicht
Das hier ist keine nachgebaute Beispieltabelle, sondern die erste Seite des PDFs, das GigTax aus den Beispielrechnungen erzeugt hat: nach Monaten gegliedert, mit Monatssummen, Kürzungen und getrennt ausgewiesenen Hotelkosten.
In dem Format, das dein Steuerberater will
Excel zum Weiterrechnen, eine PDF-Übersicht zum Abheften und ein maschinenlesbares Buchhaltungs-PDF im DIN-A4-Format, getrennt nach Inland und Ausland, gedacht für Lexware, sevDesk, DATEV & Co. Auf Wunsch liegt ein Übernachtungsnachweis bei.
In derselben Datei steckt dein Zahlungsnachweis. Neuer Rechner, neuer Browser? Backup importieren, und das bezahlte Steuerjahr ist sofort wieder da, ohne erneut zu zahlen.
Mehr dazu: Reisekosten für Selbstständige, welcher Posten wohin gehört →Deine Unterlagen bleiben bei dir
Für die Höhe deiner Pauschale zählen genau zwei Angaben: Einsatzort und Einsatzdatum. Dazu kommen Rechnungsnummer und Hotelkosten, damit jede Zeile deiner Tabelle einem Beleg zuzuordnen ist und Übernachtungen getrennt ausgewiesen werden. Dein Honorar wird nicht angezeigt, nicht gespeichert und taucht in keinem Export auf.
Deine Belege werden ausschließlich für den Moment der Analyse übertragen und danach gelöscht. Auf unseren Servern bleibt keine Rechnung liegen. Alles Weitere, von deinem Profil bis zur fertigen Tabelle, liegt ausschließlich in deinem Browser auf deinem Gerät. Keine Cloud, kein Konto, keine Weitergabe.
Kurz erklärt: die Verpflegungspauschale
Ein Preis, ein Steuerjahr, kein Abo
Du erfasst deine Termine, lässt rechnen und siehst deine geprüften Einsätze, bevor Geld fließt. Bezahlt wird erst, wenn du die fertige Tabelle mit allen Beträgen und die Export-Dateien haben willst.
Häufige Fragen
Was ist GigTax?
GigTax ist eine Spesen-App für Musiker, DJs, Techniker, Fotografen und andere Selbstständige mit vielen Reisetagen. Sie liest Rechnungen, den Kalender als ICS-Datei, ein Foto vom Tourplan oder Freitext aus, berechnet daraus die Verpflegungspauschale nach §9 Abs. 4a EStG für jeden Reisetag und exportiert eine Tabelle als Excel und PDF. GigTax läuft im Browser, speichert deine Daten nur auf deinem Gerät und kostet 29,99 € pro Steuerjahr, einmalig.
Brauche ich Belege für mein Essen?
Nein. Die Verpflegungspauschale gibt es unabhängig davon, was du unterwegs ausgegeben hast. Du musst keine Quittungen für Essen und Trinken sammeln. Nachweisen musst du nur, dass du beruflich auswärts warst. Genau dafür ist die Tabelle da, die GigTax dir baut.
Meine Rechnungen sehen alle völlig unterschiedlich aus. Klappt das trotzdem?
In der Regel ja. GigTax sucht in jedem Beleg nach dem Einsatzort und dem Einsatzdatum, egal, ob die Rechnung von dir, von der Agentur oder vom Veranstalter stammt. Was nicht eindeutig ist, wird nicht geraten: Dann fragt GigTax gezielt nach und zeigt dir den Original-Beleg dazu.
Ich habe gar keine Rechnungen für jeden Auftritt.
Dann geht es auch ohne. Du kannst deinen Kalender als ICS-Datei importieren, einen Tourplan abfotografieren, deine Termine als Fließtext hineinschreiben ("14.2. Hamburg, 6.3. Bremen …") oder sie einzeln von Hand eintragen. Alle vier Wege lassen sich mischen.
Ist das legal?
Die Verpflegungspauschale steht in § 9 Abs. 4a EStG und ist für beruflich Reisende vorgesehen. GigTax rechnet sie nach diesen Sätzen aus und dokumentiert jeden Tag nachvollziehbar. GigTax ist aber keine Steuerberatung und darf keine geben. Lass deine Steuererklärung im Zweifel von einer Fachperson prüfen.
Was passiert mit meinen Rechnungen und meiner Gage?
Deine Belege werden nur für den Moment der Analyse übertragen und danach gelöscht. Dauerhaft gespeichert wird nichts davon auf unseren Servern. Alles Weitere liegt ausschließlich in deinem Browser, auf deinem Gerät. Dein Honorar wird nirgends angezeigt, nicht gespeichert und taucht in keinem Export auf.
Brauche ich ein Konto?
Kein Passwort, keine Registrierung. Du bekommst einen Zugangslink per E-Mail. Mehr wird nicht angelegt. Die Adresse dient nur diesem Link (und, falls du das ankreuzt, Update-Infos).
Was kostet es und wann zahle ich?
29,99 € pro Steuerjahr, einmalig, kein Abo. Du erfasst alles, lässt rechnen und siehst deine Termine samt Prüfung. Bezahlt wird erst, wenn du die fertige Tabelle mit allen Beträgen und die Export-Dateien willst.
Ich habe einen neuen Rechner. Muss ich noch mal zahlen?
Nein. Beim Export bekommst du eine Backup-Datei, die deinen Zahlungsnachweis enthält. Auf dem neuen Gerät importierst du sie und bestätigst das Gerät einmal mit einem Code, den wir an die E-Mail-Adresse schicken, mit der du bezahlt hast. Danach ist das bezahlte Steuerjahr wieder freigeschaltet.
Auch Auftritte im Ausland?
Ja. Für Reisen ins Ausland gelten eigene Pauschalen je Land, und für rund zwanzig Länder weist das Finanzministerium einzelne Städte gesondert aus, meist mit höheren Sätzen. Steht auf deinem Beleg zum Beispiel Bern statt nur Schweiz, rechnet GigTax für 2026 mit 82 € statt 70 €. Maßgeblich ist außerdem das Jahr der Reise, weil die Sätze jährlich neu festgesetzt werden.
Wie berechne ich den Verpflegungsmehraufwand?
Maßgeblich ist die Dauer deiner Abwesenheit: Mehr als acht Stunden oder ein An- beziehungsweise Abreisetag einer mehrtägigen Tour bringen dir 14 €, ein voller Tag mit 24 Stunden Abwesenheit 28 €. Diese Sätze gelten im Inland unverändert seit 2020, auch 2024, 2025 und 2026. Im Ausland tritt an ihre Stelle ein eigener Tagessatz je Land, jährlich neu festgesetzt vom Bundesfinanzministerium. GigTax berechnet das für jeden erfassten Tag automatisch, du musst die Sätze nicht selbst nachschlagen.
Wie berechne ich die Verpflegungspauschale, wenn mir Essen gestellt wurde?
Die Kürzungsregel in §9 Abs. 4a Satz 8 EStG gilt für Mahlzeiten vom Arbeitgeber: Frühstück 20 % des vollen Tagessatzes (5,60 €), Mittag- oder Abendessen je 40 % (11,20 €). Für Selbstständige sagt das BMF-Schreiben vom 23.12.2014 (Rz 12), dass Mahlzeiten von dritter Seite, etwa Catering vom Veranstalter, die Pauschale nicht kürzen. In GigTax kürzt nur, was du je Tag als gestellt markierst, im Zweifel klärst du das mit deinem Steuerberater.