Spesen als Freelancer: absetzen, berechnen und dem Auftraggeber in Rechnung stellen
Fotografen, Videografen, Dolmetscher, Trainer, Moderatoren, Promoter: Wer auf Rechnung arbeitet, bekommt keine Spesen erstattet, sondern setzt die Verpflegungspauschale in der EÜR ab. Hier steht, was du dem Auftraggeber berechnen kannst, was das Finanzamt anerkennt und wie beides zusammenpasst.
Von Igor Lier, GigTax. Zuletzt geprüft am .
Spesen für Freelancer: keine Erstattung, sondern Betriebsausgabe
Angestellte reichen ihre Spesen beim Arbeitgeber ein und bekommen sie steuerfrei erstattet. Als Freelancer, freier Mitarbeiter oder Honorarkraft gibt es diesen Weg nicht: Niemand erstattet dir etwas steuerfrei. Stattdessen setzt du den Verpflegungsmehraufwand als Betriebsausgabe an, nach §4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG mit den Sätzen aus §9 Abs. 4a EStG. Er mindert deinen Gewinn und damit deine Einkommensteuer.
Die Sätze sind seit 2020 unverändert und gelten auch 2024, 2025 und 2026: 14 € für einen Einsatztag, an dem du mehr als acht Stunden von Wohnung und Betriebsstätte weg bist, 14 € für jeden An- und Abreisetag einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit, 28 € für jeden vollen Tag dazwischen. Im Ausland gilt der Satz des jeweiligen Landes. Essensbelege brauchst du nicht, die Pauschale entsteht allein aus Tagen und Stunden. Umgekehrt darfst du statt der Pauschale nicht deine tatsächlichen Essenskosten absetzen: Für Verpflegung unterwegs gibt es nur die Pauschale.
Das gilt für alle, die auf Rechnung arbeiten: Fotografen und Videografen mit Shootings und Drehtagen, Moderatoren mit Galas in anderen Städten, Konferenzdolmetscher, Trainer mit Seminaren beim Kunden, Eventmanager, die eine Produktion vor Ort betreuen, Promoter und Messehostessen auf Gewerbeschein. Für Musiker und DJs gibt es eine eigene Seite, ebenso für Veranstaltungstechnik und Crew.
Spesen dem Auftraggeber in Rechnung stellen
Ob du Spesen weiterberechnen kannst, ist keine Steuerfrage, sondern Verhandlungssache. In der Praxis gibt es drei Modelle: Du kalkulierst Reise und Verpflegung in den Tagessatz ein, du stellst eine feste Tagespauschale als eigene Position auf die Rechnung, oder du berechnest Fahrt, Hotel und Tickets gegen Beleg weiter. Konferenzdolmetscher kennen dafür eigene Begriffe wie Tagegeld, per diem, per noctem oder Reisetagentschädigung, Fotografen schreiben Anfahrt und Übernachtung oft getrennt unter das Honorar.
Steuerlich sind alle drei Modelle gleich: Was der Auftraggeber dir für Spesen, Tagegeld oder Auslöse zahlt, ist eine Betriebseinnahme wie das Honorar selbst. Umsatzsteuerlich gelten weiterberechnete Spesen in der Regel als Nebenleistung zu deiner Hauptleistung, also nicht als durchlaufender Posten: Sie bekommen denselben Steuersatz wie das Honorar. Als Kleinunternehmer stellst du auch die Spesen ohne Umsatzsteuer in Rechnung.
Die häufigste Frage dazu: Darf ich die Verpflegungspauschale trotzdem absetzen, wenn der Kunde mir Spesen zahlt? Ja. Die Spesen erhöhen deine Einnahmen, die Pauschale mindert deinen Gewinn, beides läuft getrennt. Das ist keine Doppelabrechnung, sondern die Systematik der Gewinnermittlung. Der Abzugsausschluss bei steuerfreier Erstattung in §9 Abs. 4a Satz 11 EStG setzt eine steuerfreie Erstattung voraus, und die gibt es nur für Arbeitnehmer. Ob und wie viel der Auftraggeber zahlt, ändert nichts an der Höhe der Pauschale.
Beispiel: Fotograf mit Spesenpauschale auf der Rechnung
Ein Fotograf berechnet für ein zweitägiges Firmenshooting in einer anderen Stadt sein Honorar plus Anfahrt, das Hotel gegen Beleg und eine Spesenpauschale je Tag. Alles zusammen ist Betriebseinnahme, mit Umsatzsteuer, sofern er nicht Kleinunternehmer ist. In der EÜR setzt er das Hotel gegen Beleg und die Fahrtkosten ab, dazu die Verpflegungspauschale: Anreisetag 14 € und Abreisetag 14 €, also 28 € für den Auftrag, unabhängig davon, was der Kunde für Spesen überwiesen hat.
Eintägige Einsätze: mehr als acht Stunden weg, 14 €
Die meisten Freelancer-Einsätze sind Tagesjobs: Hochzeit, Messetag, Abendgala, Konferenz, Schulung. Für jeden davon gibt es 14 €, wenn du mehr als acht Stunden von deiner Wohnung und deiner Betriebsstätte weg bist. Gezählt wird von der Abfahrt bis zur Rückkehr, Fahrtzeit eingeschlossen. Hast du ein Studio oder Büro außerhalb der Wohnung, zählt die Abwesenheit von beidem. Ein häusliches Arbeitszimmer ist keine Betriebsstätte, dann zählt allein die Abwesenheit von der Wohnung. Umgekehrt kann eine Einrichtung eines Stammkunden, die du dauerhaft aufsuchst, deine erste Betriebsstätte sein, dann gibt es für Tage dort keine Pauschale.
Mehrere Einsätze am selben Tag darfst du zusammenrechnen. Endet der Einsatz erst nach Mitternacht und fährst du dann nach Hause, rechnest du die Abwesenheit beider Kalendertage zusammen und bekommst die 14 € einmal, für den Tag mit dem größeren Anteil. Die 28 € gibt es ohne Übernachtung nur, wenn die Abwesenheit volle 24 Stunden erreicht.
Hochzeitsfotograf: 9 Uhr los, 1 Uhr zurück
16 Stunden Abwesenheit, davon 15 am Samstag: 14 € für den Samstag. Bei 25 Hochzeiten im Jahr sind das 350 €. Kommen sechs zweitägige Aufträge mit Übernachtung dazu, je Anreisetag 14 € und Abreisetag 14 €, liegt die Summe bei 518 €.
Promoter auf Gewerbeschein: vier Messetage
Vier Tage Messe mit täglicher Heimfahrt, jeweils 7 bis 19 Uhr: 4 × 14 € = 56 €. Dieselben vier Tage mit Hotel vor Ort: Anreisetag 14 €, zwei volle Tage je 28 €, Abreisetag 14 €, zusammen 84 €. Fahrtkosten und Hotel setzt du zusätzlich gegen Beleg an.
Moderator: Gala in einer anderen Stadt
Abfahrt 14 Uhr, Gala bis 1 Uhr, zurück um 3 Uhr: 13 Stunden ohne Übernachtung, davon zehn vor Mitternacht, also 14 € für den Tag der Gala. Übernachtest du im Hotel und fährst am nächsten Morgen zurück, wird daraus eine mehrtägige Auswärtstätigkeit mit Anreisetag 14 € und Abreisetag 14 €, also 28 €, ohne Mindestabwesenheit an beiden Tagen.
Mehrtägige Produktionen: Dreh, Seminar, Messe mit Übernachtung
Sobald du auswärts übernachtest, zählt jeder Tag einzeln: Anreisetag 14 €, jeder volle Kalendertag dazwischen 28 €, Abreisetag 14 €. An An- und Abreisetagen wird keine Mindestabwesenheit geprüft, ein Anreisetag mit Abfahrt um 20 Uhr bringt dieselben 14 € wie einer mit Abfahrt um 6 Uhr. Freie Tage vor Ort zwischen zwei Terminen zählen in der Regel als volle Tage, solange die auswärtige Tätigkeit andauert.
Die Übernachtung selbst setzt du nur in tatsächlicher Höhe gegen Beleg ab. Eine Übernachtungspauschale ohne Beleg gibt es für Selbstständige nicht, sie gilt nur für die steuerfreie Erstattung durch einen Arbeitgeber. Zahlst du das Hotel mit Frühstück selbst, bleibt die Verpflegungspauschale voll, dafür ist der Frühstücksanteil der Hotelrechnung nicht als Betriebsausgabe abziehbar.
Videograf: drei Drehtage in Hamburg
Anreise Montag, Dreh Montag bis Mittwoch, Rückfahrt Mittwochabend: Anreisetag 14 €, Dienstag 28 €, Abreisetag 14 €, zusammen 56 €. Die zwei Hotelnächte kommen gegen Beleg dazu. Bei zehn solcher Produktionen im Jahr sind das 560 € Verpflegungspauschale, die ohne einen einzigen Kassenbon in der EÜR stehen.
Trainer: Seminar von Montag bis Mittwoch im Seminarhotel
Anreise Montagfrüh, zwei Übernachtungen, Abreise Mittwoch nach dem Mittagessen: 14 € + 28 € + 14 € = 56 €. Zahlt der Veranstalter Vollpension von Montagmittag bis Mittwochmittag, bleibt die Pauschale nach der Verwaltungsauffassung für Selbstständige ungekürzt (siehe Kasten). Wer die Kürzung trotzdem anwendet, kommt an allen drei Tagen auf 0 €: Montag Mittag- und Abendessen 22,40 € gegen 14 €, Dienstag alle drei Mahlzeiten 28 € gegen 28 €, Mittwoch Frühstück und Mittagessen 16,80 € gegen 14 €, und die Kürzung geht je Tag höchstens bis auf 0 €.
Dreimonatsfrist: Schulung beim selben Kunden über Monate
Bist du länger als drei Monate an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte, entfällt die Pauschale dort ab dem vierten Monat. Die Frist läuft nach Auffassung der Finanzverwaltung erst, wenn du an mindestens drei Tagen pro Woche dort bist, bei ein oder zwei Tagen pro Woche läuft sie nicht an. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen setzt sie zurück, egal ob durch Urlaub, Krankheit oder einen anderen Auftrag. Beispiel: Ein Trainer schult von Anfang März bis Juli jede Woche Montag bis Mittwoch beim selben Kunden in Stuttgart, ab Juni gibt es dort keine Pauschale mehr. Schult er nur montags und dienstags, bleibt sie das ganze Jahr. Die Frist hängt am Ort, nicht am Auftraggeber, und sie gilt laut BFH auch, wenn der Auftrag beim Kunden immer wieder nur kurzfristig verlängert wird. Ob ein Messegelände mit wechselnden Auftraggebern eine oder mehrere Tätigkeitsstätten ist, ist nicht entschieden, solche Grenzfälle klärst du mit dem Steuerberater.
Ausland: Konferenz in Paris, Hochzeit in Salzburg, Dreh in Zürich
Im Ausland gilt je Land ein eigener Satz, den das Bundesfinanzministerium jährlich festsetzt, für einige Länder zusätzlich Städtesätze. An- und Abreisetag bringen den kleineren Satz des Landes, jeder volle Tag dazwischen den vollen. Maßgeblich ist der Ort, den du vor Mitternacht zuletzt erreicht hast: Bist du am Anreisetag um 24 Uhr noch in Deutschland, etwa im Nachtzug, gilt für diesen Tag der Inlandssatz von 14 €. Alle Sätze für 2025 und 2026 stehen auf der Seite Verpflegungspauschale.
Dolmetscher: vier Tage Konferenz in Paris
Anreise Montag, Konferenz Dienstag und Mittwoch, Rückreise Donnerstag. Paris hat 2025 und 2026 einen eigenen Städtesatz von 58 € für volle Tage und 39 € für An- und Abreisetage: 39 € + 58 € + 58 € + 39 € = 194 €. Außerhalb von Paris gilt der Frankreich-Satz von 53 € und 36 €, dieselbe Reise nach Lyon bringt also 178 €.
Fotograf: Hochzeit in Salzburg
Anreise Freitag, Hochzeit Samstag, Rückfahrt Sonntag mit dem Österreich-Satz von 50 € und 33 € (2025 und 2026): 33 € + 50 € + 33 € = 116 €. Zum Vergleich dieselbe Hochzeit in Rosenheim: 14 € + 28 € + 14 € = 56 €.
Videograf: drei Drehtage in Zürich (Satz 2026)
Für die Schweiz gelten 2026 70 € für volle Tage und 47 € für An- und Abreisetage: 47 € + 70 € + 47 € = 164 €. Beginnt am Rückreisetag direkt die nächste Reise, gibt es für diesen Tag nur die höhere der beiden Pauschalen, nicht beide.
Belege oder Pauschale: was das Finanzamt sehen will
Für die Verpflegungspauschale gibt es keine gesonderte Aufzeichnungspflicht wie bei Bewirtung oder Geschenken. Du musst aber nachweisen oder glaubhaft machen, wann du wo betrieblich unterwegs warst und wie lange du abwesend warst. Ohne feststellbare Abwesenheitszeiten kann das Finanzamt die Höhe der Pauschale nicht beurteilen, und dann gibt es sie nicht.
Die einfachste Grundlage ist deine eigene Rechnung, wenn Einsatzdatum und Einsatzort draufstehen. Steht dort nur eine Leistungsbeschreibung, solltest du die Unterlagen aufbewahren, aus denen Tag, Ort und Dauer hervorgehen: Auftrag oder Vertrag, Callsheet oder Drehplan, Seminarplan, Kalendereinträge, Bahntickets, Hotelrechnungen. Eine bestimmte Form ist nicht vorgeschrieben, welche Unterlagen im Einzelfall reichen, ist nirgends amtlich festgelegt. Die Tabelle aus GigTax fasst diese Angaben zusammen, ersetzt die Unterlagen aber nicht.
- Verpflegung: nur die Pauschale, keine Essensbelege nötig, tatsächliche Kosten nicht absetzbar.
- Übernachtung: nur tatsächliche Kosten gegen Beleg, keine Pauschale für Selbstständige.
- Fahrt und Reisenebenkosten: nach den allgemeinen Regeln als Betriebsausgabe, mehr dazu auf der Seite Reisekosten-App.
- Nachweis der Tage: Rechnung, Auftrag, Kalender, Tickets, aus denen Datum, Ort und Abwesenheit hervorgehen.
Was in die EÜR gehört und wie GigTax rechnet
In der Einnahmenüberschussrechnung landen zwei Dinge getrennt: Die vom Auftraggeber gezahlten Spesen stehen bei den Betriebseinnahmen, zusammen mit dem Honorar. Die Verpflegungspauschale steht bei den Betriebsausgaben, die Anlage EÜR hat dafür eine eigene Zeile für Verpflegungsmehraufwendungen. Übernachtungen und Fahrtkosten gehören in ihre eigenen Zeilen, gegen Beleg.
GigTax berechnet die Verpflegungspauschale aus dem, was du für den Nachweis ohnehin aufhebst: Rechnungen als PDF, aus denen Einsatzort und Datum gelesen werden, dein Honorar wird dabei nicht gespeichert. Alternativ ein Kalender-Export als ICS-Datei, ein Foto oder Screenshot vom Drehplan oder Seminarplan, oder ein Freitext wie „12.5. Salzburg, 3.6. Hamburg“. Daraus entsteht eine Tabelle mit jedem Tag einzeln: Anreise, voller Tag, Abreise, freier Tag vor Ort, Auslandssatz, Kürzung für markierte Mahlzeiten, Jahreswechsel, Dreimonatsfrist, dazu der Beleg, aus dem der Termin stammt. Was nicht eindeutig ist, wird nachgefragt statt geraten.
- Export als Excel, PDF-Übersicht und Buchhaltungs-PDF für den Steuerberater, 29,99 € pro Steuerjahr, einmalig, fällig erst beim Export.
- Belege werden nur für die Analyse übertragen und danach gelöscht, alles Weitere bleibt im Browser. Kein Konto.
- GigTax rechnet keine Fahrtkosten, keine Übernachtungen und keine Reisenebenkosten, und es ersetzt keine Steuerberatung.
- Höhe der Pauschale: §9 Abs. 4a Satz 3 EStG. Dreimonatsfrist: Satz 6 und 7. Kürzung bei gestellten Mahlzeiten: Satz 8.
- Selbstständige: §4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG, verweist auf §9 Abs. 4a EStG. BMF-Schreiben vom 23.12.2014 (Reisekosten bei Gewinnermittlung), Rz 12: keine Kürzung bei Mahlzeiten von dritter Seite.
- Auslandspauschalen: BMF-Schreiben vom 2.12.2024 (Sätze 2025) und vom 5.12.2025 (Sätze 2026), Tabelle auf der Seite Verpflegungspauschale.
Häufige Fragen
Kann ich als Freelancer Spesen absetzen, wenn mir niemand etwas erstattet?
Ja, genau deshalb. Als Selbstständiger setzt du den Verpflegungsmehraufwand als Betriebsausgabe nach §4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG an: 14 € für jeden Einsatztag mit mehr als acht Stunden Abwesenheit von Wohnung und Betriebsstätte, 14 € für An- und Abreisetage, 28 € für jeden vollen Tag einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit, im Ausland der Ländersatz. Essensbelege brauchst du nicht. Eine steuerfreie Erstattung wie bei Angestellten gibt es für Freelancer nicht.
Kann ich dem Kunden Spesen berechnen und trotzdem die Pauschale absetzen, oder ist das Doppelabrechnung?
Beides zusammen ist erlaubt und keine Doppelabrechnung. Die Spesen, die der Auftraggeber zahlt, sind Betriebseinnahmen und erhöhen deinen Gewinn. Die Verpflegungspauschale ist eine Betriebsausgabe und mindert ihn. Der Abzugsausschluss bei steuerfreier Erstattung gilt nur für Arbeitnehmer, weil es nur dort eine steuerfreie Erstattung gibt.
Muss ich auf weiterberechnete Spesen Umsatzsteuer berechnen?
In der Regel ja. Weiterberechnete Fahrtkosten, Übernachtungen und Verpflegungspauschalen sind eine Nebenleistung zu deiner Hauptleistung und kein durchlaufender Posten. Sie bekommen denselben Umsatzsteuersatz wie dein Honorar. Als Kleinunternehmer stellst du auch die Spesen ohne Umsatzsteuer in Rechnung.
Kürzt Catering am Set oder die Vollpension im Seminarhotel meine Pauschale?
Die Kürzung um 5,60 € für ein Frühstück und je 11,20 € für Mittag- oder Abendessen gilt nach §9 Abs. 4a Satz 8 EStG für Mahlzeiten, die der Arbeitgeber stellt. Für Selbstständige sagt das BMF-Schreiben vom 23.12.2014 in Rz 12, dass bei unentgeltlich von dritter Seite gestellten Mahlzeiten nicht gekürzt wird. Zahlst du ein Hotel mit Frühstück selbst, bleibt die Pauschale ebenfalls voll, der Frühstücksanteil der Hotelrechnung ist dann aber nicht abziehbar. GigTax kürzt nur, was du je Tag als gestellt markierst.
Gilt die Übernachtungspauschale von 20 € auch für Freelancer?
Nein. Als Selbstständiger setzt du Übernachtungen nur in tatsächlicher Höhe gegen Beleg ab. Die Pauschale ohne Beleg gibt es nur für die steuerfreie Erstattung durch einen Arbeitgeber. GigTax rechnet deshalb keine Übernachtungen, sondern nur die Verpflegungspauschale.
Wo trage ich den Verpflegungsmehraufwand als Freelancer in ELSTER ein?
In der Anlage EÜR bei den Betriebsausgaben, dort gibt es eine eigene Zeile für Verpflegungsmehraufwendungen. Die vom Kunden gezahlten Spesen trägst du dagegen bei den Betriebseinnahmen ein. Die Excel- oder PDF-Tabelle aus GigTax liefert die Jahressumme und die Aufstellung je Tag, die du für die Zeile und für Rückfragen brauchst.
Wie lange gibt es die Pauschale, wenn ich monatelang beim selben Kunden vor Ort bin?
Drei Monate an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte, ab dem vierten Monat entfällt sie dort. Nach Auffassung der Finanzverwaltung läuft die Frist erst an, wenn du an mindestens drei Tagen pro Woche dort bist. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen setzt sie zurück, der Grund ist egal. Die Frist hängt am Ort, nicht am Auftraggeber.